عندك ملف فيه درجات كل طلاب المرحلة: الاسم، والفصل، والمادة، والدرجة. وطلبت الإدارة: متوسط كل فصل في كل مادة، وعدد الطلاب في كل فصل. بالدوال قد تستغرق ساعة، أما الجدول المحوري (PivotTable) فيعطيك التقرير بسحب وإفلات خلال دقيقة. ونبدأ بخطوة تمهيدية مهمة: جداول Excel والفرز والتصفية.
أولًا: جهّز البيانات
حتى يعمل الجدول المحوري جيدًا:
- صف واحد للعناوين في الأعلى (الاسم، الفصل، المادة، الدرجة).
- لا صفوف ولا أعمدة فارغة في وسط البيانات.
- كل عمود فيه نوع واحد من البيانات (أرقام فقط في عمود الدرجات).
- لا خلايا مدمجة.
ثانيًا: حوّل البيانات إلى جدول Excel
- اضغط أي خلية داخل البيانات.
- اضغط Ctrl+T، أو من Insert > Table.
- تأكد من تفعيل My table has headers، ثم OK.
الفائدة: تقول Microsoft إن الجداول مصدر ممتاز للجداول المحورية، لأن الصفوف التي تضيفها لاحقًا تدخل في التقرير تلقائيًا عند التحديث. وتحصل أيضًا على صفوف ملونة بالتناوب وأزرار تصفية.
ثالثًا: الفرز والتصفية
- فرز سريع: من تبويب Data: Sort A to Z للأسماء، أو Sort Largest to Smallest للدرجات من الأعلى.
- فرز متعدد: زر Sort، ثم Sort by الفصل، وAdd Level ثم الدرجة تنازليًا. فتحصل على ترتيب الطلاب داخل كل فصل.
- التصفية: اضغط سهم العنوان، واختر Number Filters > Greater Than لإظهار من حصلوا على أكثر من 90 فقط، أو حدد فصلًا واحدًا.
تحذير: لا تفرز عمودًا وحده؛ إذا سألك Excel فاختر Expand the selection، وإلا انفصلت الدرجات عن أسماء أصحابها!
رابعًا: أنشئ الجدول المحوري
- اضغط أي خلية في البيانات.
- من Insert اضغط PivotTable.
- اختر New Worksheet (ورقة عمل جديدة)، ثم OK.
تظهر ورقة جديدة، وعلى جانبها جزء PivotTable Fields (حقول الجدول المحوري).
خامسًا: المناطق الأربع
| المنطقة | وظيفتها | مثال |
|---|---|---|
| Rows (صفوف) | تسميات على جانب الجدول | الفصل |
| Columns (أعمدة) | تسميات أعلى الجدول | المادة |
| Values (قيم) | الأرقام المحسوبة | الدرجة |
| Filters (عوامل التصفية) | تصفية التقرير كله من الأعلى | الجنس أو الفترة |
جرّب: اسحب «الفصل» إلى Rows، و«المادة» إلى Columns، و«الدرجة» إلى Values. ستحصل فورًا على جدول: كل فصل في صف، وكل مادة في عمود.
سادسًا: غيّر المجموع إلى متوسط
افتراضيًا يجمع Excel الأرقام، ونحن نريد المتوسط:
- اضغط السهم بجوار «Sum of الدرجة» في منطقة Values.
- اختر Value Field Settings (إعدادات حقل القيمة).
- في Summarize Values By اختر Average (المتوسط)، ثم OK.
وتجد أيضًا Count لعدد الطلاب، وMax وMin. ومن تبويب Show Values As يمكنك عرض النسب المئوية من الإجمالي.
نصيحة: اسحب حقل «الاسم» إلى Values أيضًا، فيصبح Count تلقائيًا ويعطيك عدد الطلاب في كل فصل.
سابعًا: حدّث التقرير
إذا عدّلت درجات في البيانات الأصلية، فالجدول المحوري لا يتغير وحده. اضغطه بالزر الأيمن واختر Refresh (تحديث)، أو من تبويب PivotTable Analyze اختر Refresh All.
وإن اختفى جزء الحقول، فاضغط داخل الجدول المحوري، ثم PivotTable Analyze > Field List.
ثامنًا: مقسّمات طرق العرض (Slicers)
أزرار جميلة للتصفية بنقرة:
- اضغط داخل الجدول المحوري، ثم Insert > Slicer.
- اختر الحقل، مثل «المادة»، ثم OK.
- اضغط زر أي مادة لعرض نتائجها فقط، وCtrl+نقر لاختيار أكثر من مادة، وزر Clear Filter لإظهار الكل.
لا تعرف من أين تبدأ؟
جرّب Insert > Recommended PivotTables، فيقترح Excel تقارير جاهزة مناسبة لبياناتك، تختار منها ما يناسبك. ويذكر موقع Microsoft أن هذه الميزة لمشتركي مايكروسوفت 365.
الخلاصة
جهّز البيانات في جدول منظم (Ctrl+T)، ثم أدرج جدولًا محوريًا، واسحب الحقول إلى الصفوف والأعمدة والقيم، وغيّر المجموع إلى متوسط. بهذا تصنع تقارير تحليل النتائج التي تطلبها الإدارة في دقائق، وتحدّثها بضغطة.
تعليقات
إرسال تعليق
اكتب تعليقك هنا