تحويل ملفات Word وExcel وPowerPoint إلى PDF وتعديل PDF في Word

صيغة PDF هي الأنسب لإرسال المذكرات وأوراق العمل للطلاب: تظهر بالشكل نفسه على كل الأجهزة، دون أن تتحرك الصور أو يتغير الخط. ولا تحتاج أي موقع أو برنامج إضافي؛ فبرامج Office تحفظ PDF مباشرة، مع خيارات مهمة لا يعرفها كثيرون. ونشرح في آخر المقال كيف تفتح ملف PDF في Word وتعدّله.

أولًا: من Word إلى PDF

1. اذهب إلى File > Save As (أو Save a Copy).
2. اضغط Browse، واختر من قائمة النوع PDF.
3. اضغط Options (خيارات) لضبط:
   • Page range: كل الصفحات أو صفحات محددة.
   • Create bookmarks using: Headings: يصنع فهرسًا جانبيًا للتنقل في ملف PDF من عناوين المستند. ممتاز للمذكرات الطويلة.
   • Document structure tags for accessibility: يجعل الملف أسهل لقارئات الشاشة.
   • ISO 19005-1 compliant (PDF/A): صيغة للأرشفة الطويلة.
   • Bitmap text when fonts may not be embedded: يحمي شكل الخطوط إن لم تُضمَّن.
   • Encrypt the document with a password: لوضع كلمة مرور على الملف.
4. اضغط Save.

طريقة أخرى: File > Export > Create PDF/XPS Document.

خيارات الحفظ بصيغة PDF في Word

ثانيًا: من Excel إلى PDF

أكثر مشكلة في Excel أن الجدول ينقسم على صفحات كثيرة. لذلك اضبط الصفحة أولًا:

1. من تبويب Page Layout افتح نافذة Page Setup من السهم الصغير.
2. في تبويب Page، تحت Scaling، اختر Fit to: صفحة واحدة عرضًا وصفحة واحدة طولًا، ثم OK.
3. لطباعة جزء فقط من الورقة، حدده ثم اضبطه منطقة طباعة (Print Area).

ثم:

1. File > Save As، واختر PDF (*.pdf).
2. في Optimize for اختر Standard للطباعة، أو Minimum size لحجم أصغر للإرسال.
3. من Options حدد ما تريد نشره: الورقة الحالية أو المصنف كله، ونطاق الصفحات.
4. اضغط Save.

ملاحظة: الروابط بين أوراق المصنف لا تعمل في PDF، أما الروابط إلى مواقع خارجية فتبقى.

ثالثًا: من PowerPoint إلى PDF

1. File > Export > Create PDF/XPS Document > Create PDF/XPS.
2. في Optimize for اختر Standard أو Minimum size.
3. اضغط Options:
   • Range: الشريحة الحالية أو شرائح محددة.
   • Publish what: الشرائح، أو Handouts (نشرات: عدة شرائح في الصفحة، مثل 3 أو 6) وهو ممتاز لتوفير الورق عند الطباعة للطلاب.
   • تضمين الشرائح المخفية والتعليقات أو استبعادها.
4. اضغط Publish.

خيارات تصدير PowerPoint بصيغة PDF والنشرات

تريد ملاحظات المتحدث في الملف؟ من File > Print اختر Notes Pages واطبع إلى PDF، أو من File > Export > Create Handouts اختر Notes next to slides ثم احفظ مستند Word الناتج PDF.

تذكير: الحركات والانتقالات لا تعمل في PDF؛ فإن كانت مهمة، صدّر العرض فيديو كما شرحنا في مقال تحويل PowerPoint إلى فيديو.

رابعًا: فتح ملف PDF وتعديله في Word

1. من Word اذهب إلى File > Open واختر ملف PDF.
2. تظهر رسالة بأن Word سيحوّل نسخة من الملف إلى مستند قابل للتعديل، فاضغط OK. الملف الأصلي لا يتغير.
3. عدّل النص، ثم احفظه Word أو PDF من جديد.

حدود هذه الميزة

• تعمل جيدًا مع الملفات التي أغلبها نص.
• قد يختلف مكان انتهاء الأسطر والصفحات عن الأصل.
• الصفحات المليئة بالرسوم قد تتحول إلى صور لا تُعدّل.
• بعض العناصر لا تتحول جيدًا: الجداول ذات التباعد بين الخلايا، وألوان الصفحات وحدودها، والحواشي الممتدة بين الصفحات، والتعليقات، والصوت والفيديو.
• ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا (صور) لا يُستخرج نصها جيدًا بهذه الطريقة غالبًا.

نصائح

• استخدم Minimum size للملفات التي سترسلها عبر واتساب، وStandard للطباعة.
• تذكر أن PDF ليس حماية كاملة من التعديل، لأن Word نفسه يفتحه ويعدّله.
• لضغط ملف PDF كبير أو دمج عدة ملفات، يمكنك استخدام مواقع مثل iLovePDF.

الخلاصة

من Word وExcel وPowerPoint يمكنك الحفظ مباشرة بصيغة PDF: استخدم في Word خيار العلامات المرجعية من العناوين، وفي Excel «احتواء في صفحة واحدة»، وفي PowerPoint «النشرات» لتوفير الورق. وعند الحاجة، افتح ملف PDF في Word وعدّله.

المصادر

1. Save or convert to PDF or XPS in Office Desktop apps — دعم Microsoft
2. More about PDF options — دعم Microsoft
3. Fit to one page in Excel — دعم Microsoft
4. Opening PDFs in Word — دعم Microsoft
5. Print speaker notes — دعم Microsoft