نهاية الفصل وعندك 120 شهادة تكريم، وكل شهادة تحتاج اسم الطالب وصفّه؟ لا تكتب الأسماء واحدًا واحدًا! ميزة دمج المراسلات (Mail Merge) في Word تأخذ الأسماء من ملف Excel، وتصنع شهادة لكل طالب تلقائيًا. والطريقة نفسها تصلح لرسائل أولياء الأمور، وبطاقات الطلاب، وإشعارات النتائج.
الفكرة ببساطة
- ملف Excel: فيه البيانات، كل طالب في صف.
- مستند Word: فيه الشهادة مرة واحدة، مع «حقول» مكان الاسم والصف.
- الدمج: يصنع Word نسخة لكل صف في Excel.
الخطوة الأولى: جهّز ملف Excel
- في الصف الأول اكتب عناوين الأعمدة، مثل: الاسم، الصف، المادة، التقدير.
- تحت كل عنوان اكتب البيانات، كل طالب في صف.
- ضع البيانات في الورقة الأولى من الملف.
- احفظ الملف على جهازك (لا يدعم المواقع الإلكترونية)، وأغلقه قبل الدمج.
نصيحة: لا تترك صفوفًا فارغة بين البيانات، ولا تدمج خلايا في الجدول.
الخطوة الثانية: صمّم الشهادة في Word
- من تبويب Mailings (مراسلات) اضغط Start Mail Merge (بدء دمج المراسلات)، واختر Letters (رسائل).
- صمم الشهادة: الإطار، والشعار، ونص «يسر إدارة المدرسة أن تكرم الطالب...». واترك مكان الاسم فارغًا.
الخطوة الثالثة: اربط ملف Excel
- اضغط Select Recipients (تحديد المستلمين)، ثم Use an Existing List (استخدام قائمة موجودة).
- اختر ملف Excel، ثم الورقة التي فيها البيانات، وتأكد من تفعيل خيار أن الصف الأول يحتوي عناوين الأعمدة.
- اضغط Edit Recipient List (تحرير قائمة المستلمين) إن أردت استبعاد بعض الطلاب، أو الفرز حسب الاسم، أو تصفية طلاب صف معين.
الخطوة الرابعة: أدرج الحقول
- ضع المؤشر حيث يجب أن يظهر اسم الطالب.
- اضغط Insert Merge Field (إدراج حقل دمج)، واختر الاسم.
- يظهر في المستند هكذا: «الاسم» بين علامتين، وهذا طبيعي.
- كرر ذلك مع الصف والمادة والتقدير.
نسّق الحقل كأي نص: كبّر خطه، ولوّنه، واجعله عريضًا.
نصوص تتغير حسب البيانات (للطالب/للطالبة)
من Rules (قواعد) اختر If...Then...Else، لتكتب مثلًا: إذا كان عمود «الجنس» يساوي «أنثى» فاكتب «الطالبة»، وإلا فاكتب «الطالب».
الخطوة الخامسة: عاين النتيجة
اضغط Preview Results (معاينة النتائج)، فتظهر الأسماء الحقيقية مكان الحقول. تنقل بين الطلاب بالسهمين التالي والسابق، وتأكد أن الأسماء الطويلة لا تخرج عن السطر.
الخطوة السادسة: أكمل الدمج
اضغط Finish & Merge (إنهاء ودمج)، واختر:
- Edit Individual Documents (تحرير مستندات فردية): يصنع مستندًا جديدًا فيه كل الشهادات، كل شهادة في صفحة. وهو الخيار الأفضل، لأنك تراجع وتعدّل قبل الطباعة، وتحفظه PDF.
- Print Documents (طباعة المستندات): يرسلها مباشرة إلى الطابعة.
- Send Email Messages: يرسل كل رسالة إلى بريد صاحبها، إن كان في الجدول عمود للبريد.
حفظ العمل لاستخدامه لاحقًا
احفظ مستند الشهادة الأصلي. عند فتحه لاحقًا، يسألك Word عن ربطه بالبيانات، فاضغط Yes. فإذا عدّلت أسماء ملف Excel، يكفي أن تعيد الدمج.
طريقة أسهل للمبتدئين: المعالج
من Start Mail Merge اختر Step-by-Step Mail Merge Wizard، فيظهر جزء جانبي يقودك خطوة خطوة.
مشكلات شائعة
- الأرقام أو التواريخ تظهر بشكل غريب: نسّقها صحيحًا في Excel قبل الدمج.
- لا يظهر الملف: تأكد أنه محفوظ على الجهاز ومغلق.
- ظهرت شهادة فارغة: يوجد صف فارغ في Excel، احذفه.
الخلاصة
دمج المراسلات يحوّل ساعات من الكتابة إلى دقائق: ملف Excel بالأسماء، وشهادة واحدة في Word، وحقول دمج، ثم «إنهاء ودمج». جرّبه في شهادات التكريم القادمة، وستستخدمه في كل شيء بعدها.
تعليقات
إرسال تعليق
اكتب تعليقك هنا